La Apostilla de La Haya

La Apostilla es la certificación de un documento para que este sea reconocido en los países firmantes de la Sección de Apostillas de la Convención de la Haya, por lo que si el país donde se necesita utilizar el documento no pertenece a ella será necesaria una legalización de Embajada.

Mediante la Apostilla, la autoridad del Estado de origen del documento certifica que las firmas que constan en dicho documento son auténticas y que las personas que lo han firmado están efectivamente revestidas de “autoridad pública”. Con ello se evita la falsificación de documentos públicos extranjeros. Se trata de un sello o etiqueta que debe ser colocada sobre el propio documento y al final de éste. Normalmente, se emite en el idioma oficial de la autoridad que lo emite, aunque existe también la posibilidad de que sea plurilingüe en cuyo caso, suele estar redactado en inglés, francés y español. De cualquier manera, el título de Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961) debe estar redactado en francés.

Se consideran documentos públicos aquellos que emanan de una autoridad o funcionario y relacionados con las cortes o tribunales del Estado, incluyendo aquellos que emanan del Ministerio Público, de un Secretario o de un Agente Judicial (en Francia, en concreto, es la Cour d´Appel de cada departamento la que certifica la autenticidad del documento). Asimismo, se consideran documentos públicos los documentos administrativos, las actas notariales y las declaraciones oficiales como menciones de registro, visados de fecha fija y certificados de firma insertados en un documento privado.

Están exentos de este sistema los siguientes documentos:

• Documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
• Documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
• Documentos que en aplicación de otros Convenios Internacionales estén exentos de ser legalizados o apostillados.

También puede consultar el sitio del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación donde se recogen los documentos exentos de legalización o apostilla. Asimismo, en esta página puede consultar las posibles atribuciones de competencia de otras autoridades y, en general, dónde se puede proceder a la legalización de documentos.

Por último, hay que mencionar que el Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) nº 1024/2012. Este reglamento tiene como objetivo reducir la burocracia y los costes para los ciudadanos que necesitan presentar en un país de la UE un documento público expedido en otro país de la UE. Además, se presentan formularios estándar multilingües en todas las lenguas de la UE que lo eximen de la traducción a menos que exista una circunstancia excepcional.

En cualquier caso, se recomienda consultar ante el organismo que va a tramitar su expediente y que le indicará si efectivamente el documento debe ir apostillado o no.